La segnalazione interna all’organo amministrativo da parte degli organi di controllo deve essere motivata, tempestiva e fatta per iscritto, a mezzo posta elettronica certificata, di lettera raccomandata con avviso di ricevimento, di fax seguito da avviso di ricevimento o con altri mezzi che assicurino la prova dell’avvenuta ricezione. La segnalazione deve anche contenere la fissazione di un congruo termine, non superiore a trenta giorni, entro il quale l’organo amministrativo deve riferire in ordine alla valutazione delle circostanze rilevanti i fondati indizi della crisi e la sostenibilità del debito constatate dal soggetto segnalante, alle soluzioni individuate e alle iniziative intraprese.
La motivazione deve essere fornita avendo particolare riguardo di quei fenomeni gravi che rappresentino i sintomi di fondati indizi della crisi e la sostenibilità del debito. Essa può anche riguardare ulteriori accadimenti di natura straordinaria attesi nei successivi 6 mesi o comunque entro la chiusura dell’esercizio in corso, tali da compromettere la sostenibilità del debito, ovvero la continuità aziendale.
L’organo amministrativo può presentare anche prima dell’incontro al soggetto segnalante osservazioni e memorie per dimostrare l’assenza di uno stato di crisi nei termini di rilevanza che l’organo di controllo deve considerare e valutare fornendo una risposta di rigetto o di accoglimento in tempo utile per il rispetto del termine fissato all’organo amministrativo. La presentazione di un adeguato prospetto di tesoreria che dimostra la sostenibilità dei debiti nei successivi 6 mesi può rappresentare un mezzo di prova dell’assenza di uno stato di crisi rilevante ai fini dell’allerta.